Hệ thống các quy phạm pháp luật còn hiệu lực từ kết quả pháp điển đề mục Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
Sign In

Nghiên cứu trao đổi

Hệ thống các quy phạm pháp luật còn hiệu lực từ kết quả pháp điển đề mục Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Triển khai thực hiện công tác pháp điển, Bộ Tư pháp đã phối hợp với các bộ, ngành liên quan thực hiện pháp điển đề mục Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Đến nay, đề mục này đã được thẩm định, ký xác thực, đóng dấu theo quy định và đang được Bộ Tư pháp hoàn thiện hồ sơ trình Chính phủ thông qua trong thời gian tới theo chủ đề “Hành chính tư pháp”.
Đề mục Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có cấu trúc được xây dựng theo cấu trúc của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó, đề mục này bao gồm 05 chương, được pháp điển bởi các quy phạm pháp luật từ 02 văn bản (01 01 Nghị định và 01 Thông tư), cụ thể như sau:
Nghị định 23/2015/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
Thông tư 20/2015/TT-BTP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
 Đề mục Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được pháp điển bởi các quy phạm pháp luật đang còn hiệu lực điều chỉnh về thẩm quyền, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch; giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực; quản lý nhà nước về chứng thực. Cụ thể:
Chương I gồm 21 điều quy định về các nội dung cơ bản như sau: Phạm vi điều chỉnh; đối tượng áp dụng; giải thích từ ngữ; Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực; Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc; Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; Chứng thực di chúc; Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà. Thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao. Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực: Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Giải quyết yêu cầu chứng thực; Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực; Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình. Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực. Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực. Địa điểm chứng thực; Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức. Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Lời chứng là nội dung bắt buộc của Văn bản chứng thực. Mẫu lời chứng bao gồm: Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính; Lời chứng chứng thực chữ ký bao gồm: Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực điểm chỉ; Lời chứng chứng thực trong trường hợp không thể ký, điểm chỉ được; Lời chứng chứng thực chữ ký người dịch; Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch; Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản; Lời chứng chứng thực di chúc; Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản. Lệ phí chứng thực, chi phí khác.
Chương II gồm 04 Mục với 23 điều quy định các nội dung cơ bản về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Mục 1 quy định các nội dung cơ bản về cấp bản sao từ sổ gốc như:  Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến. Mục 2 quy định các nội dung về chứng thực bản sao từ bản chính Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này thì cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Bản sao, chụp từ bản chính Gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Mục 3 bao gồm các nội dung về chứng thực chữ ký như: Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký Thủ tục chứng thực chữ ký Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài Trường hợp không được chứng thực chữ ký. Mục 4 quy định về người dịch, chứng thực chữ ký người dịch như: Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch: Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật: Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch. Chứng thực chữ ký người dịch không phải cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp Cộng tác viên dịch thuật Phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật Đăng ký chữ ký mẫu. Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký trước mặt Trưởng Phòng Tư pháp 03 (ba) chữ ký mẫu trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch. Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại Điều 7 hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Chương III gồm 09 điều quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch như: Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch; Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch; Người phiên dịch và người làm chứng trong chứng thực; Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch; Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch; Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa. Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.
          Chương IV gồm 05 điều quy định các nội dung cơ bản về quản lý nhà nước về chứng thực Trách nhiệm của Bộ Tư pháp trong quản lý nhà nước về chứng thực. Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi cả nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Soạn thảo, trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực; Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực; Hợp tác quốc tế về chứng thực; Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực báo cáo Chính phủ. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao trong quản lý nhà nước về chứng thực  Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực Xử lý vi phạm Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo
Chương V gồm 05 điều quy định các nội dung về hiệu lực thi hành, tổ chức thực hiện và điều khoản chuyển tiếp.
Như vậy, có thể nói, thông qua việc pháp điển đề mục Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã xác định được toàn bộ hệ thống các quy phạm pháp luật quy định về Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đang còn hiệu lực được thống kê, tập hợp, sắp xếp vào một chỗ giúp các cơ quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân dễ dàng tìm kiếm, tra cứu cũng như bảo đảm tính công khai, minh bạch của hệ thống pháp luật và góp phần nâng cao sự tin tưởng của người dân vào hệ thống pháp luật. Qua đó có thể thấy hệ thống pháp luật về Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã và đang từng bước được hoàn thiện và ổn định.
Trần Thanh Loan