Bộ Tư pháp xuất bản cuốn “Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật”
Sign In

Tin hoạt động

Bộ Tư pháp xuất bản cuốn “Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật”

Tháng 3/2017 vừa qua, Bộ Tư pháp đã biên soạn, tái bản cuốn “Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật” năm 2014. Cuốn Sổ mới này hướng dẫn chi tiết thêm một số trường hợp chưa rõ và trường hợp đặc thù cần có hướng dẫn cụ thể. Đồng thời bổ sung hướng dẫn sử dụng Phần mềm pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật để giúp các cơ quan thuận lợi trong triển khai thực hiện công tác pháp điển của cơ quan mình.

Sau khi Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật và Chính phủ ban hành Nghị định số 63/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 13/2014/TT-BTP ngày 9/4/2014 hướng dẫn chi tiết thêm về quy trình cũng như kỹ thuật thực hiện pháp điển. Để giúp các cơ quan thuận lợi trong triển khai thực hiện công tác pháp điển của cơ quan mình, năm 2014, Bộ Tư pháp đã biên soạn cuốn “Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật”. Tuy nhiên, sau hơn 3 năm triển khai thực hiện công tác pháp điển, Bộ Tư pháp thấy rằng thực tế phát sinh nhiều trường hợp cần hướng dẫn bổ sung thêm. Ngoài ra, năm 2016, Bộ Tư pháp xây dựng xong và đưa vào sử dụng Phần mềm pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật. Bộ Tư pháp biên soạn cuốn “Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật” gồm hai phần. Theo đó, Phần thứ nhất, “Hướng dẫn nghiệp vụ, kỹ thuật hực hiện pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật” - biên soạn lần 2 có sửa đổi, bổ sung; Phần thứ hai, “Hướng dẫn sử dụng Phần mềm pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật” - biên soạn lần đầu. Cuốn Sổ tay này sẽ là tài liệu quan trọng giúp các bộ, ngành triển khai thực hiện công tác pháp điển được chất lượng, hiệu quả.
Phần thứ nhất của cuốn Sổ tay được kết cấu thành 04 Chương (Chương I. Những quy định chung về xây dựng Bộ pháp điển; Chương II. Quy trình thực hiện pháp điển theo đề mục; Chương 3. Kỹ thuật thực hiện pháp điển; Chương 4. Pháp điển, cập nhật quy phạm pháp luật mới và bổ sung chủ đề, đề mục mới). Trong đó, có nhiều nội dung được hướng dẫn chi tiết thêm và có thêm ví dụ để minh họa. Đặc biệt là có một số nội dung được hướng dẫn mới như:
(1) Hướng dẫn pháp điển thêm “Tiểu mục” trong cấu trúc của đề mục (Do Luật ban hành văn bản 2008 quy định về cấu trúc của văn bản quy phạm pháp luật gồm cac Phần, Chương, Mục; Luật ban hành văn bản 2015 quy định thêm Tiểu mục nên cấu trúc của đề mục cũng cần được bổ sung Tiểu mục cho phù hợp).
(2) Về nguồn thu thập văn bản: Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 63/2013/NĐ-CP quy định các văn bản sử dụng để pháp điển được thu thập theo thứ tự ưu tiên sau: “Các văn bản quy định tại Khoản 1 Điều này được thu thập theo thứ tự ưu tiên sau: Bản gốc văn bản; bản chính văn bản; bản đăng trên Công báo; bản sao y bản chính; bản sao lục của cơ quan, người có thẩm quyền; văn bản hợp nhất; văn bản đã được rà soát, hệ thống hóa được cơ quan có thẩm quyền công bố”. Tuy nhiên, Điều 157 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 quy định: Văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước ở trung ương, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ban hành phải được đăng tải toàn văn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật và có giá trị sử dụng chính thức. Đồng thời, Điều 4 Nghị định số 52/2015/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật quy định văn bản trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật được sử dụng chính thức trong việc quản lý nhà nước, phổ biến pháp luật, nghiên cứu, tìm hiểu, áp dụng và thi hành pháp luật của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Bên cạnh đó, hiện nay, việc pháp điển đề mục được thực hiện trên Phần mềm pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật. Theo đó, văn bản sử dụng để pháp điển được thu thập trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật. Vì vậy, bên cạnh nguồn văn bản được thu thập để sử dụng pháp điển quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định số 63/2013/NĐ-CP, cơ quan thực hiện pháp điển có thể sử dụng văn bản trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật để pháp điển. Ngoài ra, để thực hiện pháp điển theo đề mục trên Phần mềm pháp điển bảo đảm chất lượng và đúng tiến độ, các văn bản sử dụng để pháp điển cần được cập nhật đầy đủ, chính xác trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật. Do đó, các cơ quan cần thực hiện nghiêm túc việc cập nhật văn bản trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật theo quy định tại Nghị định số 52/2015/NĐ-CP.
(3) Về việc sử dụng văn bản hợp nhất để pháp điển: Theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 63/2013/NĐ-CP thì văn bản hợp nhất có thể được thu thập để pháp điển. Tuy nhiên, thực tế sử dụng văn bản hợp nhất để pháp điển gặp phải một số vướng mắc sau: Thứ nhất: theo quy định của Pháp lệnh hợp nhất văn bản quy phạm pháp luật thì các quy định về tổ chức thực hiện và hiệu lực thi hành của văn bản sửa đổi, bổ sung không được đưa vào nội dung chính của văn bản hợp nhất mà đưa vào phần ghi chú thích (footnote). Do đó, không thể sử dụng các quy định về tổ chức thực hiện và hiệu lực thi hành của văn bản hợp nhất để thực hiện pháp điển. Trong trường hợp này, việc pháp điển các quy định về tổ chức thực hiện và hiệu lực thi hành được thực hiện trên cơ sở các quy định về tổ chức thực hiện và hiệu lực thi hành của văn bản sửa đổi, bổ sung; Thứ hai, hiện nay việc pháp điển được thực hiện trên Phần mềm pháp điển nên một số kỹ thuật pháp điển chung được Phần mềm mặc định và thực hiện tự động. Ví dụ, các văn bản sử dụng để pháp điển do cơ quan/người có thầm quyền cùng cấp ban hành được tự động sắp xếp theo trật tự thời gian ban hành; trong khi đó, thời điểm ban hành văn bản hợp nhất và văn bản được hợp nhất (văn bản sửa đổi bổ sung và văn bản được sửa đổi, bổ sung) là khác nhau nên việc sử dụng văn bản hợp nhất để pháp điển sẽ không bảo đảm về trật tự, vị trí các quy phạm pháp luật trong đề mục theo quy định. Do vậy, trong thời gian qua, các Bộ, ngành không sử dụng văn bản hợp nhất để pháp điển mà thực hiện pháp điển từ các văn bản sửa đổi bổ sung và văn bản được sửa đổi, bổ sung. Khi đó, người thực hiện pháp điển sẽ phải biên tập lại nội dung trong các văn bản này trên tinh thần quy định về kỹ thuật hợp nhất của Pháp lệnh hợp nhất văn bản quy phạm pháp luật (có thể coppy các nội dung của văn bản hợp nhất).
(4) Việc xử lý nội dung mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp với thực tế trong văn bản sử dụng để pháp điển được thực hiện như thế nào: Trong quá trình thực hiện pháp điển, nếu phát hiện có nội dung mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp với thực tế thì việc xử lý nội dung này được thực hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 63/2013/NĐ-CP. Cụ thể như sau: Trường hợp phát hiện có quy phạm pháp luật mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp với thực tế trong văn bản do mình ban hành hoặc trong văn bản liên tịch do mình chủ trì soạn thảo, thì cơ quan thực hiện pháp điển xử lý theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật trước khi sắp xếp các quy phạm pháp luật vào đề mục. Tuy nhiên, các quy định còn hiệu lực nhưng không được áp dụng trên thực tế có thể không đưa vào pháp điển, ví dụ: không còn đối tượng điều chỉnh; văn bản không chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật;…; Trường hợp phát hiện có quy phạm pháp luật mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp với thực tế trong các văn bản không thuộc trường hợp nêu trên thì cơ quan thực hiện pháp điển vẫn tiến hành việc pháp điển, đồng thời, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các quy phạm pháp luật mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp với thực tế theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
(5) Việc tổng hợp, xây dựng hồ sơ kết quả pháp điển gửi thẩm định: Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 63/2013/NĐ-CP quy định Hồ sơ kết quả pháp điển gửi Bộ Tư pháp để tổ chức thẩm định gồm: Công văn đề nghị thẩm định; Kết quả pháp điển theo đề mục (đối với kết quả pháp điển bằng văn bản giấy thì phải có chữ kỹ xác thực của Thủ trưởng cơ quan và được đóng dấu của cơ quan thực hiện pháp điển); Các văn bản đã được sử dụng để pháp điển theo đề mục, kèm theo danh mục các văn bản đó (gồm văn bản thuộc nội dung của đề mục và văn bản có nội dung liên quan). Bộ Tư pháp thấy rằng hiện nay việc thực hiện pháp điển trên Phần mềm pháp điển, văn bản sử dụng để pháp điển được lấy từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật nên các bộ, ngành không cần in ra và gửi văn bản sử dụng để pháp điển kèm theo Hồ sơ. Do vậy, Cuốn Sổ tay hướng dẫn lần này chỉ yêu cầu các bộ, ngành gửi Danh mục văn bản sử dụng để pháp điển mà không cần gửi ăn bản sử dụng để pháp điển theo quy định.
(6) Pháp điển trường hợp văn bản có văn bản đính chính: Trường hợp văn bản thuộc nội dung của đề mục có văn bản đính chính thì cơ quan thực hiện pháp điển chỉnh lý nội dung được đính chính trên văn bản thuộc nội dung của đề mục trước khi thực hiện pháp điển. Nội dung đính chính không phải thực hiện ghi chú.   
(7) Pháp điển các điều của văn bản sửa đổi, bổ sung: Số thứ tự của văn bản sửa đổi, bổ sung là số thứ tự của văn bản được sửa đổi, bổ sung. Trường hợp một văn bản sửa đổi, bổ sung nhiều văn bản thì số thứ tự của văn bản sửa đổi, bổ sung là số thứ tự của văn bản được sửa đổi, bổ sung ban hành đầu tiên. Các điều của văn bản sửa đổi, bổ sung và văn bản được sửa đổi, bổ sung được pháp điển vào đề mục trên cơ sở nội dung được hợp nhất (trường hợp này phải được ghi chú thêm về nội dung sửa đổi, bổ sung, số, ký hiệu của văn bản sửa đổi, bổ sung và thời điểm có hiệu lực của văn bản). Các điều về tổ chức thực hiện, hiệu lực thi hành, điều khoản chuyển tiếp trong văn bản sửa đổi, bổ sung được sắp xếp và đánh số thứ tự kế tiếp sau điều cuối cùng trong văn bản được sửa đổi, bổ sung (tại phần ghi chú, số của các điều này được xác định theo số thứ tự của điều trong văn bản sửa đổi, bổ sung. Trường hợp một văn bản sửa đổi, bổ sung nhiều văn bản thuộc một đề mục, các điều về tổ chức thực hiện, hiệu lực thi hành, điều khoản chuyển tiếp trong văn bản sửa đổi, bổ sung được sắp xếp và đánh số thứ tự kế tiếp sau điều cuối cùng trong văn bản được sửa đổi, bổ sung được ban hành đầu tiên. Trường hợp một văn bản sửa đổi, bổ sung nhiều văn bản thuộc nhiều đề mục, các điều về tổ chức thực hiện, hiệu lực thi hành, điều khoản chuyển tiếp trong văn bản sửa đổi, bổ sung được sắp xếp vào đề mục chứa quy định về tổ chức thực hiện, hiệu lực thi hành, điều khoản chuyển tiếp của văn bản được sửa đổi, bổ sung được ban hành đầu tiên. Số thứ tự của các điều này được xác định là số kế tiếp sau số của điều cuối cùng trong văn bản được sửa đổi, bổ sung được ban hành đầu tiên). Các điều về tổ chức thực hiện, hiệu lực thi hành, điều khoản chuyển tiếp trong văn bản sửa đổi, bổ sung được sắp xếp và đánh số thứ tự kế tiếp sau điều cuối cùng trong văn bản được sửa đổi, bổ sung. Tại phần ghi chú, số của các điều này được xác định theo số thứ tự của điều trong văn bản sửa đổi, bổ sung (Trường hợp một văn bản sửa đổi, bổ sung nhiều văn bản thuộc một đề mục, các điều về tổ chức thực hiện, hiệu lực thi hành, điều khoản chuyển tiếp trong văn bản sửa đổi, bổ sung được sắp xếp và đánh số thứ tự kế tiếp sau điều cuối cùng trong văn bản được sửa đổi, bổ sung được ban hành đầu tiên; Trường hợp một văn bản sửa đổi, bổ sung nhiều văn bản thuộc nhiều đề mục, các điều về tổ chức thực hiện, hiệu lực thi hành, điều khoản chuyển tiếp trong văn bản sửa đổi, bổ sung được sắp xếp vào đề mục chứa quy định về tổ chức thực hiện, hiệu lực thi hành, điều khoản chuyển tiếp của văn bản được sửa đổi, bổ sung được ban hành đầu tiên.  Số thứ tự của các điều này được xác định là số kế tiếp sau số của điều cuối cùng trong văn bản được sửa đổi, bổ sung được ban hành đầu tiên).
(8) Các điều trong Nghị quyết của Quốc hội pháp điển vào đề mục mà văn bản có giá trị pháp lý cao nhất là Luật được sắp xếp như thế nào: Các điều trong Nghị quyết được sắp xếp sau các điều có nội dung liên quan nhất của Luật. Trường hợp Điều của Nghị quyết có nội dung làm rõ nội dung điều của Luật thì được sắp xếp theo kỹ thuật pháp điển đối với điều quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 11 Nghị định số 63/2013/NĐ-CP. Trường hợp Điều của Nghị quyết không có nội dung làm rõ nội dung điều của Luật thì được sắp xếp theo kỹ thuật thêm điều vào cấu trúc đề mục.
(9) Các điều quy định về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng của văn bản được sắp xếp như thế nào: Về bản chất, các điều về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng trong văn bản quy định chi tiết không quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành các điều về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng trong văn bản được quy định chi tiết. Tương tự như pháp điển đối với các điều về tổ chức thực hiện và hiệu lực thi hành, các điều về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng của văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành được sắp xếp ngay sau các điều về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng của văn bản có tên gọi được sử dụng làm tên gọi của đề mục theo thứ bậc hiệu lực pháp lý từ cao xuống thấp hoặc theo thứ tự thời gian ban hành đối với các văn bản có cùng hình thức. Trường hợp văn bản có giá trị pháp lý cao nhất không có điều về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng thì các điều về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng của văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành được sắp xếp ngay sau điều cuối cùng trong Chương I của đề mục theo thứ bậc hiệu lực pháp lý từ cao xuống thấp hoặc theo thứ tự thời gian ban hành đối với các văn bản có cùng hình thức.
(10) Các điều quy định về giải thích từ ngữ của văn bản được sắp xếp như thế nào: Trường hợp 1: Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất có điều về giải thích từ ngữ thì các điều về giải thích từ ngữ trong văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành được sắp xếp ngay sau điều về giải thích từ ngữ của văn bản có giá trị pháp lý cao nhất theo thứ bậc hiệu lực pháp lý hoặc theo thời gian ban hành đối với văn bản có cùng thứ bậc hiệu lực; Trường hợp 2: Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất không có điều về giải thích từ ngữ, các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành có điều về giải thích từ ngữ thì các điều về giải thích từ ngữ trong văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành được sắp xếp ngay sau điều cuối cùng về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng trong đề mục; Trường hợp 3: Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất không có điều về giải thích từ ngữ, các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành có điều về giải thích từ ngữ và các văn bản có nội dung thuộc đề mục không có điều quy định về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng thì các điều về giải thích từ ngữ của văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành được sắp xếp ngay sau điều cuối cùng trong Chương I của đề mục theo thứ bậc hiệu lực pháp lý từ cao xuống thấp hoặc theo thứ tự thời gian ban hành đối với các văn bản có cùng hình thức.
(11) Các điều quy định về điều khoản chuyển tiếp của văn bản được sắp xếp như thế nào: Trường hợp 1: Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất có điều khoản chuyển tiếp thì các điều quy định về điều khoản chuyển tiếp trong văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành được sắp xếp ngay sau điều quy định về điều khoản chuyển tiếp của văn bản có giá trị pháp lý cao nhất theo thứ bậc hiệu lực pháp lý hoặc theo thời gian ban hành đối với văn bản có cùng thứ bậc hiệu lực; Trường hợp 2: Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất không có điều quy định về điều khoản chuyển tiếp, các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành có điều quy định về điều khoản chuyển tiếp thì các điều về tổ chức thực hiện, hiệu lực thi hành và điều khoản chuyển tiếp của văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành được sắp xếp ngay sau các điều về tổ chức thực hiện, hiệu lực thi hành và điều khoản chuyển tiếp của văn bản có tên gọi được sử dụng làm tên gọi của đề mục theo thứ bậc hiệu lực pháp lý từ cao xuống thấp hoặc theo thứ tự thời gian ban hành đối với các văn bản có cùng hình thức.
(12) Một văn bản có các quy định được sử dụng pháp điển vào nhiều đề mục thì các điều quy định về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, hiệu lực thi hành, trách nhiệm thi hành trong văn bản này được pháp điển như thế nào: Các điều quy định về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, hiệu lực thi hành, trách nhiệm thi hành được sắp xếp vào đề mục mà văn bản đó có tỷ lệ nội dung được pháp điển vào nhiều nhất. Trong trường hợp tỷ lệ nội dung văn bản được pháp điển vào các đề mục là tương đương nhau thì các quy định về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, hiệu lực thi hành, trách nhiệm thi hành được sắp xếp vào đề mục được thực hiện pháp điển trước.
(13) Cách xác định thời điểm có hiệu lực đối với văn bản được ban hành theo Luật ban hành văn bản năm 1996 mà không quy định về thời điểm có hiệu lực của văn bản (để thực hiện ghi chú) như thế nào: Khoản 3 Điều 75 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 1996 quy định: “Văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao,Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và các văn bản quy phạm pháp luật liên tịch có hiệu lực sau mười lăm ngày, kể từ ngày ký văn bản hoặc có hiệu lực muộn hơn nếu được quy định tại văn bản đó”.
(14) Điều trong đề mục có nội dung liên quan đến nội dung của văn bản đã hết hiệu lực thì được thực hiện chỉ dẫn như thế nào: Trường hợp 1: Điều trong đề mục có nội dung liên quan đến điều đã hết hiệu lực tại thời điểm pháp điển do được thay thế bởi điều khác thì thực hiện xác định nội dung liên quan đến điều thay thế đó; Trường hợp 2: Điều trong đề mục có nội dung liên quan đến điều đã hết hiệu lực tại thời điểm pháp điển nhưng không được thay thế bởi điều khác thì không thực hiện xác định nội dung liên quan.
(15) Xác định nội dung liên quan đến văn bản không được bố cục theo điều: Việc xác định nội dung liên quan đến nội dung trong văn bản không được bố cục theo điều đã được pháp điển thì được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 63/2013/NĐ-CP. Trường hợp nội dung văn bản không được bố cục theo điều chưa được pháp điển thì thực hiện xác định nội dung liên quan đến điều của văn bản đã được bố cục lại. Việc bố cục lại do cơ quan có thẩm quyền pháp điển văn bản đó thực hiện.
Phần thứ hai của cuốn Sổ tay được kết cấu thành 04 Chương (Chương I. Tổng quan Phần mềm pháp điển hệ thống QPPL; Chương II. Tạo lập và phân quyền tài khoản thực hiện pháp điển tại bộ, ngành – Chức năng giành cho tài khoản cấp 2; Chương 3. Trách nhiệm quản lý và sử dụng tài khoản tại bộ, ngành; Chương 4. Quy trình thực hiện pháp điển đề mục trên Phần mềm). Trong đó:
Chương I hướng dẫn cách Đăng nhập/Đăng xuất Phần mềm. Sau khi đăng nhập thành công, Phần mềm hiển thị trang chủ của ứng dụng với các thông tin nhắc việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của người dùng theo phân quyền do người quản trị Phần mềm của đơn vị đã gán cho từng người dùng. Để thoát ra khỏi Phần mềm người dùng bấm vào nút Đăng xuất ở góc trên phía bên phải màn hình.
Chương II hướng dẫn cách thức tạo lập, thay đổi, ngừng kích hoạt, xóa Tài khoản cấp 3, 4 tại bộ, ngành (thêm mới người dùng (tài khoản); sửa thông tin người dùng, thay đổi mật khẩu, ngừng kích hoạt (khóa tài khoản); xóa người dùng); Phân quyền người dùng (gán chức năng cho người dùng; xóa chức năng đã gán cho người dùng).
Chương III hướng dẫn quản lý và sử dụng Phần mềm: Đối với Tài khoản cấp 2 (để bảo đảm thống nhất việc quản lý và sử dụng tài khoản, Thủ trưởng các cơ quan thực hiện pháp điển giao trách nhiệm quản lý và sử dụng Tài khoản cấp 2 cho tổ chức pháp chế thuộc cơ quan mình. Tổ chức pháp chế có trách nhiệm giao 01 đầu mối là cấp Lãnh đạo của tổ chức pháp chế quản lý và 01 đầu mối cấp chuyên viên sử dụng Tài khoản cấp 2; đồng thời cung cấp thông tin chính xác (họ tên, chức vụ, email, số điện thoại…) của đầu mối quản lý và sử dụng Tài khoản cấp 2 đến Bộ Tư pháp bằng văn bản để được cấp tên tài khoản và mật khẩu. Trường hợp có sự thay đổi thông tin về đầu mối quản lý và sử dụng tài khoản hoặc không đăng nhập được vào tài khoản thì tổ chức pháp chế cần kịp thời thông tin đến Bộ Tư pháp để thay đổi thông tin hoặc khóa tài khoản khi cần thiết.  Đầu mối quản lý và sử dụng Tài khoản cấp 2 có trách nhiệm nhận và bảo mật thông tin, mật khẩu sử dụng tài khoản (thay mới mật khẩu khi được cấp, thay đổi mật khẩu khi thấy không an toàn hoặc khi có khuyến cáo của Bộ Tư pháp…); đồng thời thực hiện đúng các chức năng, vai trò được cấp và thực hiện các nhiệm vụ pháp điển được giao trên Phần mềm. Trường hợp chức năng, vai trò được cấp hoặc các nhiệm vụ được giao không thực hiện được, đầu mối sử dụng Tài khoản cấp 2 có trách nhiệm kịp thời thông báo với tổ chức pháp chế để thông tin đến Bộ Tư pháp xử lý). Đối với Tài khoản cấp 3 và Tài khoản cấp 4 (để bảo đảm thống nhất việc quản lý và sử dụng tài khoản, đơn vị chuyên môn trực thuộc bộ, ngành (các vụ, cục, tổng cục…) trực tiếp thực hiện pháp điển theo đề mục quản lý và sử dụng Tài khoản cấp 3 và các đơn vị chuyên môn trực thuộc cấp tổng cục quản lý và sử dụng Tài khoản cấp 4. Đơn vị chuyên môn trực thuộc bộ, ngành có trách nhiệm giao 01 đầu mối là cấp Lãnh đạo cục, vụ, tổng cục… quản lý và 01 đầu mối cấp chuyên viên sử dụng Tài khoản cấp 3; đơn vị chuyên môn trực thuộc cấp tổng cục có trách nhiệm giao 01 Lãnh đạo đơn vị quản lý và 01 đầu mối cấp chuyên viên sử dụng Tài khoản cấp 4. Trường hợp có nhiều Tài khoản cấp 3 hoặc nhiều Tài khoản cấp 4 trong một đơn vị thì mỗi tài khoản có 01 chuyên viên đầu mối sử dụng. Đơn vị chuyên môn trực thuộc bộ, ngành có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác (họ tên, chức vụ, email, số điện thoại…) của đầu mối quản lý và sử dụng Tài khoản cấp 3,4 đến tổ chức pháp chế thuộc bộ, ngành bằng văn bản để được cấp tên tài khoản và mật khẩu. Trường hợp có sự thay đổi thông tin về đầu mối quản lý và sử dụng tài khoản hoặc không đăng nhập được vào tài khoản thì Đơn vị chuyên môn trực thuộc bộ, ngành cần kịp thời thông tin đến tổ chức pháp chế để thay đổi thông tin hoặc khóa tài khoản khi cần thiết. Đầu mối quản lý và sử dụng Tài khoản cấp 3,4 có trách nhiệm nhận và bảo mật thông tin, mật khẩu sử dụng tài khoản (thay mới mật khẩu khi được cấp, thay đổi mật khẩu khi thấy không an toàn hoặc khi có khuyến cáo của Bộ Tư pháp…); đồng thời thực hiện đúng các chức năng, vai trò được cấp và thực hiện các nhiệm vụ pháp điển được giao trên Phần mềm. Trường hợp chức năng, vai trò được cấp hoặc các nhiệm vụ được giao không thực hiện được, đầu mối sử dụng Tài khoản cấp 3,4 có trách nhiệm kịp thời thông báo với tổ chức pháp chế để thông tin đến Bộ Tư pháp xử lý.
Chương IV hướng dẫn việc phân công cơ quan chủ trì thực hiện pháp điển theo đề mục (chức năng dành cho Tài khoản quản trị pháp điển quốc gia - Tài khoản cấp 1); Phân công đơn vị thực hiện pháp điển đề mục các tại bộ, ngành (chức năng dành cho Tài khoản quản trị pháp điển tại bộ, ngành - Tài khoản cấp 2); Thu thập và xử lý văn bản (chức năng dành cho Tài khoản trực tiếp thực hiện pháp điển tại bộ, ngành - Tài khoản cấp 3); Xử lý văn bản (Các trường hợp cần xử lý văn bản; Thu thập được văn bản trên CSDL pháp luật quốc gia vào Phần mềm nhưng bị lỗi cấu trúc hoặc là văn bản không được bố cục theo điều; Văn bản được thu thập vào Phần mềm là văn bản được sửa đổi, bổ sung bởi văn bản khác; Cách thức xử lý văn bản bị lỗi cấu trúc/văn bản không được bố cục theo điều/văn bản bị sửa đổi, bổ sung bởi văn bản khác; Thêm mới cấu trúc phần/chương/mục/tiểu mục/điều cho văn bản bị lỗi cấu trúc; Biên tập lại Mã HTML cho cấu trúc phần/chương/mục/tiểu mục/điều bị lỗi; Biên tập lại toàn bộ cấu trúc văn bản không được bố cục theo điều/văn bản bị sửa đổi, bổ sung bởi văn bản khác (theo nội dung xác định các điều cụ thể hoặc nội dung văn bản hợp nhất); Xóa cấu trúc trong văn bản; Khôi phục lại cấu trúc của văn bản đã được chỉnh sửa); Xác lập văn bản cao nhất của đề mục (chức năng dành cho cơ quan chủ trì thực hiện pháp điển theo đề mục); Phân công pháp điển văn bản (chức năng dành cho Tài khoản cấp 3 - Phân công đơn vị pháp điển văn bản; Phân công cơ quan khác pháp điển văn bản theo thẩm quyền; Phân công lại đơn vị/cơ quan pháp điển văn bản); Sắp xếp phụ lục, biểu mẫu ban hành kèm theo văn bản; Ghi chú các điều trong đề mục; Bổ sung cấu trúc phần/chương/mục/tiểu mục vào cấu trúc của đề mục; Bổ sung điều vào cấu trúc của đề mục; Chỉ dẫn/xác định QPPL có nội dung liên quan trong đề mục (Tạo chỉ dẫn/xác định QPPL có nội dung liên quan trong đề mục; Xóa/Thay đổi chỉ dẫn); Tạo kết quả pháp điển (chức năng dành cho Tài khoản cấp 3, 4); Sửa thông tin kết quả pháp điển (chức năng dành cho Tài khoản cấp 3, 4); Xóa kết quả pháp điển (chức năng dành cho Tài khoản cấp 3,4); Xem Kết quả pháp điển (chức năng dành cho Tài khoản cấp 2, 3, 4); In Kết quả pháp điển (chức năng dành cho Tài khoản cấp 2, 3, 4); Gửi tổ chức pháp chế kiểm tra kết quả pháp điển (chức năng dành cho Tài khoản cấp 3,4); Gửi kết quả pháp điển về Đơn vị chủ trì (chức năng dành cho Tài khoản cấp 3, 4); Tạo lập và quản lý hồ sơ kết quả pháp điển (chức năng dành cho Tài khoản cấp 3,4); Thẩm định kết quả pháp điển các đề mục (đối với Tài khoản quản trị pháp điển quốc gia).
Nguyễn Duy Thắng - Trưởng phòng phòng Pháp điển và hợp nhất VBQPPL