Đề xuất giải pháp hoàn thiện Phần mềm pháp điển hệ thống QPPL

Về cơ bản, các tính năng của Phần mềm đã bảo đảm xây dựng Bộ pháp điển theo quy định tại Pháp lệnh pháp điển hệ thống QPPL năm 2012 và Nghị định số 63/2003/NĐ-CP, phù hợp với trình độ công nghệ thông tin hiện nay tại Việt Nam. Phần mềm pháp điển đã và đang hỗ trợ các bộ, ngành rất nhiều trong việc tự động hoá các khâu xử lý nội dung văn bản QPPL (văn bản) phục vụ cho công tác tập hợp, sắp xếp các QPPL vào các chủ đề, đề mục, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời làm tăng hiệu quả, tính chính xác, kịp thời trong các hoạt động nghiệp vụ xây dựng Bộ Pháp điển; hướng tới xây dựng Bộ pháp điển dễ dàng tra cứu, khai thác và áp dụng hệ thống QPPL của nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
 Tuy nhiên, Phần mềm còn một số hạn chế cần khắc phục để phù hợp với một số kỹ thuật công nghệ thông tin mới, đồng thời, việc bổ sung những tính năng mới của Bộ pháp điển điện tử giúp người dùng thuận tiện trong việc tra cứu và sử dụng. Cụ thể:
1. Phân công pháp điển trên Phần mềm pháp điển
Hiện nay, quy trình phân công thực hiện pháp điển trên Phần mềm tuy đã lược bỏ một số tính năng, thủ tục hành chính nhưng việc thực hiện vẫn khá phức tạp. Điều này khiến những người mới sử dụng Phần mềm lúng túng, gặp nhiều khó khăn. Ví dụ:
- Tài khoản cấp 2 tại bộ, ngành chỉ thực hiện 1 thao tác trong quy trình pháp điển đề mục đó là phân công đề mục/văn bản đến đơn vị thuộc bộ, ngành mình. Trong khi đó Tài khoản cấp 2 tại bộ, ngành lại do thủ trưởng đơn vị pháp chế nắm giữ nên công việc phân công này quá nhỏ nhặt, đã có kế hoạch cụ thể của từng bộ, ngành. Do đó chức năng này nên chuyển luôn cho đơn vị pháp chế.
- Việc phân công từng văn bản đến một đơn vị chủ trì rất tốn thời gian, thậm chí có đề mục vài trăm văn bản người dùng phải thực hiện thao tác phân công hàng trăm lần. Do đó, chức năng này cần điều chỉnh việc phân công nhiều văn bản cùng một lúc.
- Việc phân công cơ quan/đơn vị phối hợp trên phần mềm hiện nay rất phức tạp. Muốn có được cơ quan/đơn vị phối hợp người dùng phải đề nghị Tài khoản cấp 2 tại bộ, ngành đó giao phối hợp ngay từ khi nhận đề mục từ Tài khoản quản trị quốc gia. Việc phân công theo quy trình như vậy chỉ phù hợp làm với những gì đã được chuẩn bị sẵn, không có ích cho việc người dùng tự chủ động pháp điển trên Phần mềm.
Do vậy, Phần mềm cần loại bỏ một số tính năng không cần thiết, chủ yếu liên quan đến thủ tục hành chính và những thao tác thừa trong quá trình thực hiện pháp điển. Việc này giúp Phần mềm tinh gọn, đơn giản và dễ sử dụng hơn.
2. Thu thập văn bản
Hiện nay Phần mềm chưa thu thập được các văn bản không có số hoặc văn bản chưa có hiệu lực; văn bản sửa đổi, bổ sung nhiều văn bản chỉ được sắp xếp tại 01 vị trí. Khi pháp điển các văn bản này vào Phần mềm, một số văn bản không thực hiện pháp điển được, một số văn bản phải thực hiện các thao tác ghi chú thủ công. Do đó cần bổ sung thêm những tính năng này để bảo đảm pháp điển đầy đủ hệ thống QPPL trong Bộ pháp điển và giúp giảm bớt các thao tác thủ công cho người dùng.
3. Xử lý văn bản
Trong quá trình thu thập văn bản sử dụng để pháp điển vào đề mục, người dùng có thể gặp một số trường hợp lỗi thu thập cơ bản cần phải xử lý trước khi thực hiện pháp điển, tuy nhiên, hiện nay Phần mềm chưa hỗ trợ triệt để việc xử lý văn bản trước khi đưa vào pháp điển, cụ thể như sau:
a. Không thu thập được văn bản trên CSDL quốc gia về pháp luật vào Phần mềm
Trường hợp người dùng không tìm thấy hoặc không thu thập được văn bản cần tìm trên giao diện chức năng Thu thập văn bản có thể do 03 nguyên nhân cần được xử lý kịp thời như sau:
- Nguyên nhân thứ nhất: Do văn bản chưa được cơ quan/đơn vị có thẩm quyền cập nhật vào CSDL quốc gia về pháp luật theo Nghị định số 52/2015/NĐ-CP. Người dùng cần kiến nghị, đôn đốc cơ quan/đơn vị có thẩm quyền cập nhật văn bản cần tìm lên CSDL quốc gia về pháp luật để có thể thu thập văn bản vào Phần mềm.
- Nguyên nhân thứ hai: Do văn bản đã được cập nhật trên CSDL quốc gia về pháp luật với tình trạng Hết hiệu lực toàn bộ hoặc Ngưng hiệu lực toàn bộ (hiện nay Phần mềm chỉ hỗ trợ tìm kiếm các văn bản còn hiệu lực, hết hiệu lực một phần, ngưng hiệu lực một phần, chưa có hiệu lực, chưa xác định hiệu lực). Nếu tình trạng hiệu lực của văn bản cần thu thập trên CSDL quốc gia về pháp luật là Hết hiệu lực toàn bộ hoặc Ngưng hiệu lực toàn bộ không chính xác thì người dùng kiến nghị, đôn đốc cơ quan/đơn vị có thẩm quyền cập nhật lại tình trạng hiệu lực của văn bản cho chính xác để có thể thu thập văn bản vào Phần mềm.
Khi đó, người dùng cần kiến nghị cơ quan/đơn vị có thẩm quyền cập nhật đầy đủ các thông tin về cơ quan ban hành; ngày ban hành hoặc ngày có hiệu lực của văn bản lên CSDL quốc gia về pháp luật để có thể thu thập văn bản vào Phần mềm.
- Nguyên nhân thứ ba: Do văn bản cập nhật thiếu thông tin về cơ quan ban hành; ngày ban hành hoặc ngày có hiệu lực của văn bản đó trên CSDL quốc gia về pháp luật.
Đề nghị nghiên cứu việc đưa ra cảnh báo khi xuất hiện các nguyên nhân trên trong phần thu thập văn bản trên Phần mềm pháp điển đề người dùng kịp thời xử lý. Đồng thời khắc phục bằng cách cho phép người dùng điền tạm thời các thông tin còn thiếu vì các thông tin này không ảnh hưởng đến nội dung pháp điển, tiếp tục thực hiện pháp điển trên Phần mềm để bảo đảm tiến độ. Vì trên thực tế việc phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị có thể mất thời gian, người thực hiện pháp điển trên Phần mềm pháp điển thì cần thực hiện ngay, không nên để gián đoạn, gây ảnh hưởng đến tiến độ cũng như tính thống nhất trong việc thực hiện pháp điển.
b. Thu thập được văn bản trên CSDL pháp luật quốc gia vào Phần mềm nhưng bị lỗi cấu trúc hoặc là văn bản không được bố cục theo điều
Trường hợp người dùng thu thập được văn bản trên CSDL quốc gia về pháp luật vào Phần mềm nhưng bị lỗi cấu trúc hoặc không thấy nội dung văn bản có thể do 02 nguyên nhân cần được xử lý kịp thời như sau:
- Nguyên nhân thứ nhất: Do văn bản thu thập vào Phần mềm khi cập nhật vào CSDL quốc gia về pháp luật không đúng kỹ thuật (lỗi trình bày số, tên của phần, chương, mục, điều trong văn bản đó hoặc lỗi định dạng HTML) hoặc chỉ được đăng tải bằng file PDF (không hiển thị file word trên CSDL quốc gia về pháp luật) nên Phần mềm không xác định được cấu trúc phần, chương, mục, điều của văn bản. Do vậy, văn bản bị lỗi cấu trúc cần được xử lý trước khi thực hiện pháp điển. Phần mềm nên có những cảnh báo về lỗi cấu trúc cụ thể để người dùng biết và kịp thời xử lý như: Cảnh báo về lỗi thiếu phần, chương, mục, tiểu mục, điều; cảnh báo về lỗi font chữ; cảnh báo về lỗi bảng biểu…
- Nguyên nhân thứ hai: Văn bản thu thập vào Phần mềm là văn bản không được bố cục theo điều nên Phần mềm không tự động xác định được cấu trúc phần, chương, mục, điều của văn bản đó. Điểm c khoản 3 Điều 7 Thông tư số 13/2014/TT-BTP quy định: “Đối với văn bản không được bố cục theo điều, cơ quan thực hiện pháp điển phân loại nội dung của văn bản và nội dung liên quan nhất trong đề mục để xác định số, tên và nội dung của điều trong đề mục”. Như vậy, cơ quan thực hiện pháp điển có quyền tự xác định  QPPL điều chỉnh một quan hệ xã hội cụ thể trong văn bản đó để phân thành một điều, đồng thời, xác định tên cho điều đó sao cho phù hợp với nội dung của điều. Do vậy, văn bản không được bố cục theo điều phải được xử lý trước khi thực hiện pháp điển. Khi thu thập văn bản vào Phần mềm nếu cấu trúc văn bản bị lỗi hoặc văn bản đó là văn bản không được bố cục theo điều thì Phần mềm cần có cảnh báo cụ thể văn bản này là văn bản không được bố cục theo điều để người dùng biết và biên tập lại văn bản.
c. Văn bản được thu thập vào Phần mềm là văn bản được sửa đổi, bổ sung bởi văn bản khác
Trường hợp văn bản được thu thập để sử dụng pháp điển vào đề mục bị sửa đổi, bổ sung bởi văn bản khác (dù không có lỗi cấu trúc) cũng được xử lý trước khi thực hiện pháp điển. Vì nội dung của văn bản được sửa đổi, bổ sung bởi văn bản khác sẽ được pháp điển trên nguyên tắc hợp nhất (văn bản được sửa đổi, bổ sung và văn bản sửa đổi, bổ sung văn bản đó đều được thu thập vào Phần mềm). Hiện nay, Phần mềm không tích hợp thu thập văn bản hợp nhất là văn bản sử dụng để pháp điển.
Do vậy, đề nghị nghiên cứu việc tích hợp sử dụng nội dung văn bản hợp nhất để người dùng cần xử lý văn bản được sửa đổi, bổ sung trước khi thực hiện pháp điển.
Hiện nay, Phần mềm hỗ trợ việc tự động tách cấu trúc của văn bản, mã hóa điều (số, ký hiệu), tự động ghi chú đối với điều được pháp điển vào đề mục. Tuy nhiên, trường hợp văn bản trên CSDL quốc gia về văn bản pháp luật bị lỗi cấu trúc (thiếu phần, chương, mục, điều; lặp lại phần, chương, mục, điều của văn bản; không đúng thể thức trình bày…) hoặc văn bản sử dụng để pháp điển vào đề mục là văn bản không được bố cục theo điều; văn bản được sửa đổi, bổ sung bởi văn bản khác thì sẽ cần được xử lý cấu trúc văn bản trước khi thực hiện pháp điển hoặc khi xác định QPPL có nội dung liên quan đến nhau. Do vậy, để bảo đảm công tác pháp điển trên Phần mềm nhanh chóng, chính xác, cơ quan có thẩm quyền cập nhật văn bản vào CSDL quốc gia về văn bản pháp luật cần rà soát, cập nhật tính chính xác về nội dung, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Lưu ý: Trường hợp văn bản có giá trị pháp lý cao nhất (văn bản có tên gọi là tên gọi của đề mục) bị lỗi cấu trúc; được sửa đổi, bổ sung bởi văn bản khác hoặc là văn bản không được bố cục theo điều thì văn bản đó cần phải sửa cấu trúc trước khi thực hiện pháp điển hoặc trước khi chọn văn bản đó là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất của đề mục (trước khi bấm nút chọn VBPL cao nhất). Vì mỗi lần thực hiện bấm nút VBPL cao nhất của đề mục thì dữ liệu đang pháp điển của đề mục đó sẽ bị xóa, cấu trúc của đề mục được cập nhật lại từ đầu.
Trường hợp văn bản được sửa đổi, bổ sung bởi văn bản khác, người dùng phải chủ động biết và thực hiện xử lý văn bản trước khi thực hiện pháp điển.
Trường hợp văn bản có lỗi ở phần/chương/mục/tiểu mục/điều nhưng không phát hiện được ở dạng word hoặc không sửa được cách như trên thì phải kiểm tra lỗi ở mã HTML.
Ngoài ra, đề nghị các bộ, ngành cập nhật đầy đủ, chính xác văn bản lên cơ sở dữ liệu quốc gia để tránh trường hợp thiếu văn bản hoặc lỗi cấu trúc.
- Hiện nay nhiều văn bản có cách trình bày số của các thành phần cấu trúc văn bản khác nhau, ví dụ: Số của phần có thể viết bằng chữ, bằng số La mã; số của chương có thế bằng số La mã hoặc số Ả rập; số của mục có thể bằng số La mã có thể bằng số Ả rập. Tuy nhiên Phần mềm pháp điển không nhận dạng hết tất cả các trường hợp trên. Do vậy, đề nghị điều chỉnh việc nhận dạng cấu trúc của văn bản QPPL khi thu thập và định dạng chung cấu trúc văn bản QPPL có giá trị pháp lý cao nhất của đề mục khi thể hiện trong Bộ pháp điển như sau:
+ Nhân diện được tất cả các cấu trúc văn bản QPPL như đã nêu ở trên khi thu thập văn bản vào Phần mềm.
+ Định dạng chung cấu trúc văn bản QPPL có giá trị pháp lý cao nhất (cấu trúc của các đề mục trong Bộ pháp điển) khi thể hiện trong Bộ pháp điển như sau: Số của phần viết bằng chữ (Phần thứ nhất); số của chương viết bằng số La mã (Chương I); số của mục viết bằng số Ả rập (Mục 1); số của tiểu mục viết bằng số Ả rập (Tiểu mục 1).
4. Thực hiện pháp điển đề mục
- Hiện nay, Phần mềm chỉ hỗ trợ việc thêm/xóa toàn bộ điều thuộc cấu trúc mục trở xuống, đối với cấu trúc phần, chương thì phải xóa từng điều. Điều này là hạn chế rất lớn trong việc thực hiện pháp điển. Đa số các văn bản QPPL có cấu trúc phần, chương. Nếu người dùng phải thực hiện việc thêm/xóa từng điều trong phần, chương thậm chí có những phần/chương chứa vài chục điều thì rất tốn thời gian, công sức. Do vậy, đề nghị nghiên cứu bổ sung tính năng cho phép thêm/xóa nhiều điều cùng lúc trong cấu trúc phần, chương.
- Hiện nay, khi thực hiện thao tác pháp điển, một số trường hợp không nhìn thấy văn bản hoặc điều cần pháp điển do lỗi hệ thống mặc dù cấu trúc của văn bản đó đã được xử lý; sắp xếp vị trí chưa đúng theo quy định, hay xảy ra tình trạng lỗi chờ thời gian (time out). Đề nghị kiểm tra lại việc liên kết dữ liệu xử lý văn bản với khâu thực hiện pháp điển và kéo dài thời gian chờ để không bị cảnh báo lỗi quá thời gian chờ.
- Khi thực hiện pháp điển, người dùng chỉ xem được số, ký hiệu văn bản mà không biết văn bản đó được sắp xếp số thứ tự bao nhiêu trong đề mục. Một số trường hợp văn bản có điều được chèn vào điều trong cấu trúc của đề mục cần có thông tin về số thứ tự của văn bản để sắp xếp đúng vị trí. Do vậy, đề nghị hiển thị ký hiệu và số thứ tự văn bản trong đề mục kèm theo với số, ký hiệu của mỗi văn bản khi mở ra Danh sách văn bản chọn để pháp điển hay chỉ dẫn.
- Hiện nay, Phần mềm có tính năng thay đổi vị trí của các điều trong đề mục, tuy nhiên tính năng này còn hạn chế, không sử dụng được. Đề nghị nghiên cứu, điều chỉnh để người dùng có thể sử dụng tính năng này.