Hệ thống các quy phạm pháp luật đang còn hiệu lực quy định về lưu trữ

Triển khai thực hiện công tác pháp điển, Bộ Nội vụ đã phối hợp với các bộ, ngành có liên quan pháp điển xong đề mục “Lưu trữ” (Đề mục số 2, Chủ đề số 42 - Văn thư, lưu trữ). Đến nay, đề mục này đã được thẩm định, ký xác thực, đóng dấu theo quy định.
Theo đó, đề mục này có cấu trúc gồm 08 chương theo cấu trúc của Luật Lưu trữ năm 2011 và đượ c pháp điển từ 30 văn bản quy phạm pháp luật. Cụ thể: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 46/2005/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước; Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; Thông tư số 03/2010/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình;  thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thông tư số 15/2011/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy; Thông tư số 43/2011/TT-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng; Thông tư số 15/2012/TT-BQP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội; Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan do; Thông tư số 08/2012/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục vụ độc giả tại Phòng đọc; Thông tư số 10/2012/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị; Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 09/2013/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; Thông tư số 155/2013/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệuhình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính; Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Thông tư số 05/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ; Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Bộ Xây dựng và hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Thông tư liên tịch số 129/2014/TTLT-BTC-BNV của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ quy định việc quản lý, sử dụng, quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”; Thông tư số 09/2014/TT-BNV hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ; Thông tư số 10/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử; Thông tư số 12/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công; Thông tư số 16/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Thông tư số 17/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải; Thông tư số 05/2015/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại lưu trữ lịch sử; Thông tư số số 46/2016/TT-BTNMT của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường; Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục.
Các nội dung cơ bản trong mỗi Chương của đề mục “Lưu trữ” như sau:
- Chương I quy định về các vấn đề chung như: Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng của các quy định trong đề mục này; Giải thích từ ngữ; Yêu cầu quản lý tài liệu; Nguyên tắc quản lý lưu trữ; Chính sách của Nhà nước về lưu trữ; Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ; Các trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân; Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân; Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; Người làm lưu trữ; Các hành vi bị nghiêm cấm.
- Chương II quy định về thu thập tài liệu lưu trữ như: Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Nguyên tắc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức; Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan; Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử; Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào; Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử; Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử; Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị; Các hành vi bị nghiêm cấm; Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ; Phương pháp xác định đơn giá vật tư, văn phòng phẩm; Xác định giá trị tài liệu; Thời hạn bảo quản tài liệu; Thời hạn bảo quản tài liệu; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến; Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến; Nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản; Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Sử dụng thời hạn bảo quản hồ sơ, Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; Xây dựng, thẩm định Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Thẩm quyền ban hành Danh mục nguồn nộp lưu; Sửa đổi bổ sung Danh mục nguồn nộp lưu; Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản; Quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức; Quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập đơn vị hành chính; Quản lý tài liệu khi tổ chức lại hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước; Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử các cấp.
- Chương III quy định về bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị như: Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ; Khu vực kho bảo quản tài liệu; Các khu vực khác; Một số yêu cầu khác; Trường hợp xây mới kho lưu trữ chuyên dụng; Trường hợp cải tạo, nâng cấp thành kho lưu trữ chuyên dụng; Đối với các kho lưu trữ đặt trong trụ sở làm việc của các cơ quan, tổ chức; Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ; Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy; Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công; Quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Nội dung chi sưu tầm tài liệu quý, hiếm; Mức chi; Thẩm quyền quyết định việc mua tài liệu; Lập, chấp hành dự toán và quyết toán kinh phí; Thống kê nhà nước về lưu trữ; Báo cáo thống kê cơ sở; Báo cáo thống kê tổng hợp; Quy định về việc gửi báo cáo; Kỳ hạn báo cáo và thời hạn gửi báo cáo; Hình thức gửi báo cáo; Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức báo cáo và cơ quan, tổ chức nhận báo cáo; Huỷ tài liệu hết giá trị; Định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.
- Chương IV quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ như: Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ; Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử; Định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ; Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ; Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng; Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan; Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc; Trách nhiệm của các cá nhân trong việc phục vụ sử dụng tài liệu và sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử; Thủ tục và trình tự xét duyệt tài liệu; Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu; Thẻ độc giả; Yêu cầu và thời hạn cung cấp tài liệu; Sử dụng công cụ tra cứu tại Phòng đọc; Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc; Các công cụ quản lý, phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc; Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ; Sao tài liệu; Chứng thực tài liệu; Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Chương V quy định về đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, hoạt động dịch vụ lưu trữ như: Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; Hoạt động dịch vụ lưu trữ; Đối tượng đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ; Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; Trách nhiệm của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; Ban hành biểu mẫu về thủ tục hành chính; Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; Hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Quyền, nghĩa vụ của người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Trách nhiệm quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Xử lý vi phạm; Quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
- Chương VI quy định về quản lý lưu trữ như: Trách nhiệm quản lý về lưu trữ; Kinh phí cho công tác lưu trữ; Hợp tác quốc tế về lưu trữ.
- Chương VII quy định về công tác lưu trữ của các bộ, ngành. Hiện nay, ngoài các quy định chung về công tác lưu trữ, một số bộ, ngành ban hành Thông tư để quy định về một số vấn đề thuộc phạm vi lưu trữ đặc thù của ngành mình như: Ngân hàng Nhà nước; Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Giao thông vận tải; Bộ Xây dựng; Bộ Tài nguyên và Môi trường; Bộ Tài chính.
- Chương VIII quy định về điều khoản thi hành như: Hiệu lực thi hành; Tổ chức thực hiện; Trách nhiệm thi hành; Trách nhiệm Thủ trưởng cơ quan quản lý cấp trên, người đứng đầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính khi chia tách, sáp nhập; của doanh nghiệp nhà nước khi tổ chức lại hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu; Trách nhiệm lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Trách nhiệm các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
Như vậy, có thể nói, thông qua việc pháp điển này và đây cũng là lần đầu tiên toàn bộ hệ thống các quy phạm pháp luật quy định trong lĩnh vực lưu trữ đang còn hiệu lực được thống kê, tập hợp, sắp xếp vào một chỗ giúp các cơ quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân dễ dàng tìm kiếm, tra cứu cũng như bảo đảm tính công khai, minh bạch của hệ thống pháp luật và góp phần nâng cao sự tin tưởng của người dân vào hệ thống pháp luật.