Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu, chính xác nhất là thông tin từ văn bản. Như vậy, làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Theo đó, một trong những giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả của công tác văn thư đó là tập hợp, sắp xếp hệ thống quy phạm pháp luật đang còn hiệu lực trong lĩnh vực văn thư vào một chỗ theo quy định tại Pháp lệnh pháp điển để cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể dễ dàng tìm kiếm, tra cứu phục vụ cho nhiệm vụ của mình.
Triển khai thực hiện Pháp lệnh pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật và Quyết định số 843/QĐ-TTg ngày 06/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Danh mục các đề mục trong mỗi chủ đề và phân công cơ quan thực hiện pháp điển theo các đề mục, Bộ Nội Vụ là cơ quan chủ trì được giao thực hiện pháp điển đề mục Công tác văn thư (Đề mục số 01 thuộc Chủ đề số 42). Đến nay, đề mục này đã được thẩm định, ký xác thực theo quy định và chuẩn bị trình Chính phủ thông qua để chính thức đưa vào khai thác, sử dụng.
Đề mục này có cấu trúc được xác định theo cấu trúc của văn bản có giá trị pháp lý cao nhất là Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư (được sửa đổi, bổ sung năm 2010) với 06 Chương, 35 Điều và được thực hiện pháp điển từ 02 văn bản đó là: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Theo đó, nội dung cơ bản của đề mục Công tác văn thư như sau:
Chương 1 gồm 06 điều quy định về những nội dung cơ bản như: Phạm vi và đối tượng điều chỉnh; giải thích từ ngữ; trách nhiệm đối với công tác văn thư của các văn bản được sử dụng để pháp điển vào đề mục và được sắp xếp theo thứ bậc hiệu lực pháp lý từ cao đến thấp và thời gian ban hành.
Chương 2 gồm 26 điều quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản. Cụ thể nội dung cơ bản của chương này bao gồm các quy định: Hình thức văn bản; thể thức văn bản; kỹ thuật trình bày văn bản (bao gồm các quy định về: phông chữ trình bày văn bản; khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày; quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Nơi nhận); soạn thảo văn bản; duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; ký văn bản; bản sao văn bản.
Chương 3 bao gồm 29 Điều với 04 Mục quy định về quản lý văn bản; quản lý và sử dụng con dấu. Cụ thể nội dung cơ bản của Chương này bao gồm:
Mục 1 quy định về quản lý văn bản đến với những nội dung cơ bản như : Trình tự quản lý văn bản đến; tiếp nhận văn bản đến (Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết); đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến (Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:(i)Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;(ii) Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;(iii) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến).
Mục 2 quy định về quản lý văn bản đi với những nội dung cơ bản như: Trình tự quản lý văn bản đi (Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:(i) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản, (ii) Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); (iii) Đăng ký văn bản đi; (iv) Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; (v)Lưu văn bản đi); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi; chuyển phát và đính chính văn bản đi; việc lưu văn bản đi.
Mục 3 quy định về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức với những nội dung cơ bản như: Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập (bao gồm các quy định về lập Danh mục hồ sơ; mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ); giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành; trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm (Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức minh. Cụ thể:(i) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; (ii) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; (iii) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới); trách nhiệm của Văn thư đơn vị (Văn thư đơn vị có trách nhiệm như sau: cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu; Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan); trách nhiệm của Văn thư cơ quan (văn thư cơ quan có trách nhiệm như sau: (i) Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; (ii) Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ; (iii) Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan)
Mục 4 quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư với những nội dung cơ bản như: quản lý và sử dụng con dấu ( Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:(i) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;(ii) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;(iii) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;(iv) Không được đóng dấu khống chỉ); đóng dấu (Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành).
Chương 4 bao gồm 04 điều quy định những nội dung cơ bản về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư như: Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư (việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:(i) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; (ii) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; (iii) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; (iv) Không được đóng dấu khống chỉ); trách nhiệm quản lý công tác văn thư (Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm: (1). Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; (2) Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; (3) Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; (4) Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; (5) Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; (6) Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; (7) Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư); tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức.
Chương 5 bao gồm 03 điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định về khen thưởng; xử lý vi phạm; khiếu nại tố cáo trong lĩnh vực văn thư.
Chương 6 bao gồm 10 điều về hiệu lực thi hành, tổ chức thực hiện, trách nhiệm thực hiện, hướng dẫn thực hiện của các văn bản được pháp điển vào đề mục Công tác văn thư.
Bên cạnh đó, Bộ Nội vụ còn phối hợp với các bộ, ngành liên quan xác định một số quy phạm trong đề mục Công tác văn thư có nội dung liên quan trực tiếp đến quy định thuộc các văn bản quy phạm pháp luật khác như: Luật số 80/2015/QH13 ngày 22/06/2015 của Quốc hội ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư,...
Như vậy, nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, Chính phủ đã ban hành và giao các Bộ có liên quan ban hành một cách có hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh từ quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đến quản lý và sử dụng con dấu trong lĩnh vực văn thư. Thông qua việc thực hiện pháp điển, đây là lần đầu tiên toàn bộ hệ thống các quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư đang còn hiệu lực được thống kê, tập hợp, sắp xếp vào một chỗ giúp các cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân dễ dàng tìm kiếm, tra cứu từ đó góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác tại các cơ quan, đơn vị.